A hatékony ellenőrzést az alábbi módszerek segítségével lehet végrehajtani:
- a vezető beosztású dolgozók tevékenységének részeként folyamatosan elvégzendő vezetői ellenőrzés,
- a munkafolyamatba épített ellenőrzés,
- függetlenített belső ellenőrzés.
Vezetői ellenőrzés
A vezetői ellenőrzés eszközei az alábbiak:
- a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, aláírási jog gyakorlása,
- a jogszabályok és vezetői döntések végrehajtásával kapcsolatos szakmai, pénzügyi – gazdasági és más információk, a rendszeres vagy eseti statisztikai és egyéb adatok elemzése, értékelése,
- a beosztott vezetők és dolgozók rendszeres és eseti beszámoltatása a feladatok meghatározásáról és teljesítéséről, az intézkedések végrehajtásáról,
- közvetlen tapasztalatok szerzése céljából a munkahelyeken végzett helyszíni ellenőrzés,
- a belső ellenőrzési rendszer folyamatos vizsgálata és fejlesztése.
A munkafolyamatba épített ellenőrzés
A munkafolyamatba épített ellenőrzésnek a munkafolyamatok valamennyi szakaszára ki kell terjednie.
A szervezet vezetőjének rendelkezni kell:
- az adott munkafolyamatban az ellenőrizendő munkafázisok (ellenőrzési pontok) kijelöléséről,
- az ellenőrzés módjának meghatározásáról,
- arról, hogy a következő munkafázis az ellenőrzés teljesítése nélkül nem kezdhető meg,
- hiányosság észlelése esetén az elvégzendő teendőkről.
Függetlenített belső ellenőrzés
A függetlenített belső ellenőrzés során vizsgálni kell:
- az ellátott feladatok és az ellenőrzött szerv jogi, gazdálkodási formájának, kapacitásának összhangját,
- az alap- és kiegészítő tevékenységek ellátását és annak módját,
- a rendelkezésre álló pénzeszközök felhasználását,
- a létszám és bérgazdálkodást,
- a tárgyi eszközök kihasználását, fenntartását és fejlesztését, az egyéb erőforrások felhasználását,
- a saját bevételek alakulását, azok feltárására, növelésükre tett intézkedések hatását, a követelések nyilvántartásának szabályszerűségét és beszedését,
- a kötelezettségvállalások megalapozottságát,
- az intézményi működés szabályozottságát,
- az éves beszámoló és az eredmények valódiságának kimunkálását, szabályszerűségét,
- a számviteli előírások betartását.
Az ellenőrzés
- átfogó, téma-, cél- és utóellenőrzés lehet,
- irányulhat a szabályszerűség és/vagy a hatékonyság vizsgálatára,
- lefolytatható előzetesen, egyidejűen vagy utólagosan.
Átfogó ellenőrzés keretében kell a vizsgált szervnél meghatározott időszak alatt végzett szakmai feladatok és a költségvetési gazdálkodást jellemző folyamatok együttes, egymással összefüggésben történő ellenőrzését elvégezni.
Témaellenőrzést kell tartani, ha az adott feladatot egy időben több szervezeti egységnél indokolt ellenőrizni abból a célból, hogy a vizsgálat eredményeként általánosítható következtetéseket lehessen levonni, és ennek megfelelő intézkedéseket lehessen tenni.
Célellenőrzést kell végezni, ha a szervezeti egységnél egyedi téma, feladat kivizsgálása válik szükségessé.
Utóellenőrzést kell tartani, ha valamely előzőleg végrehajtott ellenőrzés megállapításai és javaslatai alapján indokolt a megtett intézkedések teljesítésének és azok hatásának vizsgálata.
Szabályszerűségi ellenőrzést kell elrendelni, ha a jogszabályok és belső szabályzatok, vezetői rendelkezések megtartásának vizsgálata szükséges.
Hatékonysági vizsgálatot kell lefolytatni annak megítélésére, hogy a vizsgált rendszer működése alkalmas-e a lehető legkisebb ráfordítással a lehető legnagyobb eredményt elérni, rámutatva azokra a tervezési, szabályozási, szervezési, fejlesztési, ösztönzési intézkedésekre, amelyekkel e követelmény elérhető.
Előzetes ellenőrzésnek minősül az az ellenőrzés, amelyet
- a munkafolyamatba épített ellenőrzéskor a munkafolyamat egyes szakaszaiban végeznek a pénzügyi-gazdasági eseményt megelőzően,
- a döntéshozatal elősegítése érdekében rendelnek el.
Egyidejű ellenőrzés az az ellenőrzés, amelyet a pénzügyi-gazdasági esemény végrehajtásával párhuzamosan kell elvégezni.
Utólagos ellenőrzés a pénzügyi-gazdasági esemény végrehajtását követően elrendelt ellenőrzés.